Mange bedrifter har den samme utfordringen – utleggshåndtering. Med kvitteringer på avveie, ufullstendige reiseutlegg og tidkrevende godkjenningsprosesser, blir utleggshåndteringen fort krevende. Hvordan angripe problemet?

Vi har snakket med Beate Svendsen, salgssjef hos Eurocard, for å se om det finnes en løsning som kan rydde i kaoset.

Manuell papirhåndtering

- Det er store variasjoner i hvordan bedrifter håndterer sine utlegg. Noen har en tendens til å bli sittende fast i manuell papirhåndtering, mens flesteparten av de mellomstore og store bedriftene ofte har et mer avansert system. De trenger bare å digitalisere for å lette på arbeidsbelastningen. Noen har til og med skreddersydde løsninger.

Det finnes mange fordeler med å digitalisere. Studier viser at digitale verktøy for utleggshåndtering og håndtering av firmakort, kan redusere rapporteringstiden med 60 %. Det gir mindre stress for å rekke å rapportere og mer tid til business. Og dessuten ser vi at det resulterer i mer fornøyde ansatte!

- Det finnes allerede mange velfungerende systemer på markedet som kan hjelpe bedrifter med å oppnå akkurat disse fordelene, hvorav mange er skreddersydde for å passe den enkelte bedriften, sier Beate.

- Ved å jobbe sammen med bedriftene og se på systemene deres, kan vi hjelpe til med å skape unike, sømløse og integrerte løsninger.

Men ikke alle bedrifter er klare for å ta i bruk et system for utleggshåndtering.

- Mange tror at det er vanskelig, tidkrevende og rett og slett ikke verdt innsatsen. Så de velger å utsette det, og kanskje droppe det helt, fortsetter Beate.

En smart og enkel løsning

Men her har Eurocard utviklet en smart og enkel løsning som gjør det lett for bedrifter å komme i gang med å digitalisere utleggene sine.

Med utleggshåndtereren trenger kortinnehaverne bare å installere appen vår. Deretter kan godkjenning av transaksjoner starte umiddelbart; utlegg som godkjennes av leder, som igjen digitalt overføres direkte til bedriftens økonomisystem.

- Men, noe som skaper store problemer for både små og store bedrifter, er håndteringen av papirkvitteringer. En håndtering som er utdatert for lenge siden, hør bare her: Når en ansatt gjør et kjøp utsteder mange butikker en digital versjon av kvitteringen fra sitt system. Den digitale kvitteringen skrives deretter ut som en analog versjon som den ansatte må digitalisere for å kunne lage sin utleggsrapport. For en omvei!

Derfor har Eurocard laget en løsning som hjelper bedrifter med å erstatte papirkvitteringene med digitale kvitteringer. Løsningen får dem ikke bare å hevde seg i konkurransen, men gjør at omveien heller blir en snarvei. En snarvei som ikke bare sparer tid og energi, men også penger.

Slik kan bedriften betale enkelt og følge opp effektivt.

For bedrifter. Effektiv rente ved bruk av kreditt er 32,98%, kr 15000 o/12 md. - kostn. kr 2284, tot. kr 17284.